Het huishoudelijk reglement van LOShbo regelt een aantal praktische zaken in de vereniging. De volledige tekst van dit reglement is hieronder weergegeven.

 

Artikel 1 Grondslag (zie statuten: artikel 16)

1.De ledenvergadering kan één of meer reglementen vaststellen, waarin huishoudelijke zaken en andere onderwerpen worden geregeld, welke niet in de statuten zijn vervat of welke een nadere regeling behoeven.
2.Zodanige reglementen mogen niet in strijd zijn met de wet, ook waar die geen dwingend recht bevat, noch met de statuten.

Artikel 2 Lidmaatschap (zie statuten: artikel 4)

1.Het verenigingsjaar loopt van 1 september tot en met 31 augustus. Het lidmaatschap gaat in op 1 september en wordt jaarlijks stilzwijgend verlengd, tenzij het lid uiterlijk op 1 juli schriftelijk zijn lidmaatschap opzegt.
2.Het lidmaatschap wordt schriftelijk ,via e-mail of via de verenigingssite aangevraagd bij de ledenadministratie.
3.Leden van de vereniging kunnen zijn:
A. Gewone leden:
personen met een vaste aanstelling of benoeming als
studentendecaan in het hbo.
B. Buitengewone leden:
personen zonder een vaste aanstelling of benoeming als
studentendecaan in het hbo.
C. Leden van verdienste.

Artikel 3 Contributie (zie statuten: artikel 5)

Jaarlijks wordt in de Algemene Ledenvergadering de hoogte van de contributie voor de leden vastgesteld. De penningmeester verstuurt in de maand juli de rekeningen voor de contributie naar de leden. De contributie is verschuldigd op 1 september en dient uiterlijk op 30 oktober betaald te zijn. Indien de contributie op 30 oktober niet is voldaan, wordt er een herinnering verstuurd. Indien na twee herinneringen, de contributie aan het einde van het verenigingsjaar nog niet is betaald, volgt uitschrijving van het betreffende lid, met ingang van het volgende verenigingsjaar. Herinschrijving is op verzoek van betrokkene weer mogelijk, vanaf het moment dat met terugwerkende kracht aan de betalingsverplichtingen is voldaan. Indien iemand in de loop van het jaar lid wordt, is de volledige contributie verschuldigd. Indien het lidmaatschap in de loop van het verenigingsjaar eindigt door opzegging van het lid, dan wel door opzegging/ royement door het bestuur conform artikel 5c. en d. van de statuten, vindt er geen restitutie van de contributie plaats.

Artikel 4 Volgorde deelname LOShbo-activiteiten (zie statuten: artikel 5)

Bij activiteiten van LOShbo met een beperkte deelname-capaciteit geldt bij over-intekening een voorrangsregel. Voorrang bij deze activiteiten krijgen gewone leden. Daarna worden buitengewone leden toegelaten. Niet-leden kunnen deelnemen als er daarna nog voldoende capaciteit is.

Artikel 5 Sancties (zie statuten: artikel 4)

Leden dienen de belangen van LOShbo te respecteren. Het bestuur is gerechtigd een sanctie op te leggen aan leden die niet handelen in het belang van de vereniging.
Deze sancties kunnen zijn:

  • een waarschuwing;
  • een schorsing van maximaal een half jaar;
  • royement.

Het bestuur stelt nadere procedureregels vast, w.o. de mogelijkheid van bezwaar.

Artikel 6 Zittingsduur bestuursleden

Bestuursleden treden uiterlijk na 4 jaar af en zijn daarna terstond herkiesbaar tijdens de ALV. Het rooster van aftreden wordt vermeld in het jaarverslag van de vereniging. Het bestuur streeft ernaar dat per verenigingsjaar niet meer dan 1 bestuurslid aftreedt.

Artikel 7 Declaraties

Voor het declareren van reis- en verblijfskosten van bestuursleden, commissieleden en bestuursondersteuning zijn voorwaarden en gedragsregels opgesteld.

Artikel 8 Adressenbestand

Het adressenbestand van de vereniging wordt alleen gebruikt voor interne doeleinden. Wanneer een externe partij informatie aan de leden wil verstrekken, kan het bestuur besluiten om deze informatie zelf door te sturen naar de leden, op kosten van deze derde.

Artikel 9

In alle gevallen waarin de statuten en het huishoudelijk reglement niet voorzien, beslist het bestuur.

Uitwerking artikel 5 Nadere procedureregels bij sancties

  • Wanneer een sanctie wordt opgelegd door het bestuur, wordt het betrokken lid hiervan persoonlijk op de hoogte gesteld door het bestuur.
  • Het betrokken lid ontvangt van het bestuur ook een op datum gestelde schriftelijke kennisgeving van de opgelegde sanctie en de motivering ervan.
  • Binnen een maand na ontvangst van de schriftelijke kennisgeving van het bestuur kan de betrokkene schriftelijk in beroep gaan tegen de opgelegde sanctie.
  • In dit beroepschrift beschrijft de betrokkene waarom hij het niet eens is met het besluit tot oplegging van de sanctie en onderbouwt dit zo mogelijk met documentatie.
  • Het beroep wordt behandeld door een onafhankelijke commissie van beroep, bestaande uit 2 LOShbo-leden. Deze leden hebben geen zitting in het bestuur. Zij worden benoemd door de ALV. Minstens één van de leden van de commissie is jurist, beiden hebben ervaring en kennis t.a.v. het besturen van een vereniging.
  • Ook bij royement heeft behandeling van een beroep door de commissie van beroep de voorkeur boven het binnen een maand bijeenroepen van een ledenvergadering (zie statuten artikel 4, lid 1d).
  • Binnen 2 maanden nadat het bestrafte lid in beroep is gegaan van de door het bestuur opgelegde straf, oordeelt de commissie van beroep over de gegrondheid van het beroep.

Uitwerking artikel 7 Declaratieregels voor de leden LOShbo

Kosten die gedeclareerd kunnen worden zijn:
1. reiskosten voor werkzaamheden die in opdracht van het bestuur gemaakt worden:
a. kosten openbaar vervoer (2e klas);
b. auto: € 0,19 per kilometer, vermelden van aantal kilometers;
c. overige reiskosten, zoals bijwonen ALV, moeten bij de hogescholen zelf gedeclareerd worden. Voor bestuursleden gelden, uitzonderingen daargelaten, dezelfde regels.
2. Lunch- dinerkosten: voor projectgroepen en expertgroepen en bestuur.
a. Lunchkosten: lunchkosten die noodzakelijk gemaakt moeten worden i.v.m. vergaderingen/bijeenkomsten.
b. Dinerkosten: projectgroepen en expertgroepen mogen één keer per jaar uit eten, waarbij per persoon maximaal € 50 gedeclareerd mag worden.
Bestuursleden LOShbo en genodigden, mogen twee keer per jaar uit eten, waarbij per persoon maximaal € 50 gedeclareerd mag worden.
3. Overige kosten: het bestuur is gemachtigd om die kosten te declareren die in redelijkheid rechtstreeks voortvloeien uit de uitoefening van de bestuursfunctie. Bij het declareren van bedragen boven de € 200 dient een medebestuurslid mede te ondertekenen.

Kosten moeten gedeclareerd worden op het daarvoor bestemde declaratieformulier, te downloaden via de LOShbo-site, aangevuld met de bijbehorende bewijsstukken. Met betrekking tot het cursusdeel geldt een apart formulier: cursusdeclaratieformulier.
Verwerking respectievelijk betaling zal pas plaatsvinden als aan deze regels is voldaan.

Vastgesteld tijdens de Algemene Ledenvergadering op 1 november 2012